تخصص ادارة مكتبية هل له مستقبل؟وما هي مميزاته؟

 تخصص ادارة مكتبية

يتساءل الكثير من الطلاب عن تخصص إدارة مكتبية ، وهل له مستقبل أم لا؟ كما يتساءلون عن وظائف الإدارة المكتبية وطبيعة تخصص اداره مكتبيه من حيث الدراسة، وما هي أنواع الوظائف المناسبة والمتاحة لهذا التخصص وهل يحتاج إلى مجموع أم لا، كل ذلك وأكثر سوف تتعرفون عليه في هذا المقال فنحن اليوم سنقدم لكم كل ما تريدون معرفته حول قسم ادارة مكتبية.

تخصص ادارة مكتبية يحتاج إلى بعض مهارات العمل الإدارية ففي سوق العمل يحتاج خريجي هذا القسم مهارات التواصل والمهارات التقنية و التدريب على البرامج ، وذلك  لأن خريج  تخصص ادارة مكتبية هو المسئول عن الأوراق في الادارة أو المؤسسة والشركة ، كذلك هو المسئول على الرد الهاتفي، ومن هنا يحتاج لبعض مهارات التواصل وبعض مهارات التقنية، فكيف يمكن أن يكتب على برنامج الكتابة بدون معرفه بالبرنامج وكيف يمكنه التواصل والرد الهاتفي دون أن يكون لديه خبره بمهارات التواصل!


تخصص ادارة مكتبية

تخصص ادارة مكتبية من التخصصات الموجودة في الدبلوم وهو من التخصصات الجامعية  التي تحتاجها الكثير من الشركات والمؤسسات ففضلا عن استخدام التقنية المتقدمة في البرامج داخل المكاتب وفضلا عن أهمية مهارات التواصل ، ستجد أن الدراسات في دبلوم هذا التخصص يؤهل الشخص للقدرة على التخطيط في الأعمال والمواعيد بما يتوافق مع إمكانيات و و احتياجات الجميع ومواعيدهم المتاحة كذلك ، كما تجده مسؤول عن ترتيب المستندات ، لذلك لتخصص الادارة المكتبية أهمية كبيرة في الكليات وإدارات الجامعات والشركات وغيرهم الكثير.

هل تخصص الادارة المكتبية له مستقبل؟

يعد تخصص الإدارة المكتبية من التخصصات الهامة للغاية ، لأنه كما ذكرنا هو المسئول عن ترتيب المواعيد وترتيب المستندات ولكن بعد مرور عدة سنوات في هذا العمل وامتلاك الفرد الكثير من الخبرات من الممكن أن أن يصبح مديرا مكتبيا، لذلك يعد تخصص الإدارة المكتبية من التخصصات التي لها مستقبل وفضلا عن ذلك ففي حقيقة الأمر ستجد أن الولايات المتحدة الأمريكية ما زالت تطلب وظائف في مجال الإدارة المكتبية، ولم يتم الاستغناء عن الجانب البشري أو استبداله بالتقني وهذا يدل على أن التخصص من ضمن تخصصات العمل التي يحتاجها سوق العمل.

ما هو عمل تخصص الإدارة المكتبية؟

تخصص الادارة المكتبية من التخصصات التي يكون لها الكثير من الوظائف ومن بين كل تلك الوظائف العامة نستعرض معكم الوظائف التالية:

  • تنظيم جدول المواعيد وتنظيم الاجتماعات وحضورها داخل الشركات والمؤسسات والمراكز.
  • من المتوقع في الجانب التقني استخدام رسائل البريد الإلكتروني وتلقي الشكاوي والرد على المكالمات الهاتفية ورسائل الواتس كذلك فالشخص الإداري مسؤول عن ذلك.
  • ان كان العمل يوجد به رجال أعمال فمن الوارد أن يقوم الشخص بحجز الفنادق لمدة يومين أو أكثر أو حجز مطاعم أو أماكن أخرى فهو المسئول عن التنظيم في هذا الأمر.
  • يجدون الخطط المناسبة ويوزعون إياها على العاملين في الدوام ويكونون مسئولون عن المزيد من ذلك، فهم من بالإشراف على تلك المهام و قوالب تنفيذها وجودة الخدمات التي تقدم.
  • تخصص الإدارة المكتبية من التخصصات التي تحتاج إلى التكنولوجيا في الوقت الحالي في المدارس والجامعات والشركات كذلك وذلك من خلال المحافظة على الأوراق ووضع المستندات على الحاسوب وشبكة الانترنت .
  • والتنظيم في الأعمال المالية والتحكم بها وتوزيع الراتب على الموظفين والاهتمام بصيانة المكاتب والأدوات من اختصاص الإدارة المكتبية .
  • تزويد العاملين في الشركة بكل ما يحتاجون له من الموارد و البيانات و مساعدتهم في الاستقرار في العمل ومعالجة مشكلاتهم من مهام تخصص الإدارة المكتبية.

ما هي طبيعة العمل في تخصص إدارة مكتبيه؟

بالرغم من أن هذا التخصص به الكثير من الكليات أو الجامعات إلا أن الأولوية في التعيين بوظائف الإدارة المكتبة هم خريجي إدارة أعمال، وذلك لأنهم ملمين بالكثير من التفاصيل حول إدارة الكاتب وعلى استعداد بشكل أكبر بالقيام بالكثير من الأعمال بداية من إدخال البيانات إلى القدرة على استخدام مهارات الحاسوب والاستقبال في هذا المجال.

قسم إدارة مكتبية يمكن أن يكون له مستقبل كما ذكرنا ويصبح الشخص مديرا لمكتب ما في إحدى الشركات لكن لكي يعمل في هذا القسم من الإدارة المكتبية يجب أن يكون على دراية باستخدام البرامج على الانترنت واستخدام البريد الإلكتروني ويكون مسئول عن تنسيق الملفات وحفظ الصور والمستندات الهامة والتواصل مع الآخرين و تنظيم المواعيد والاقامة.


وفي الأنشطة المتعلقة بالآخرين فتخصص إدارة مكتبية يرتبط بالإشراف على مهام الموظفين، وضمان إتمام كافة المهام على أكمل وجه يكون من اختصاص الإدارة المكتبية فهم الأشخاص المسئولين عن ذلك.

ما هي الوظائف المتاحة في تخصص إدارة مكتبية؟

توجد الكثير من الوظائف المتاحة في مجال الإدارة المكتبية، ومن بين الوظائف المتاحة في هذا التخصص الآتي:

  • تخصص إدارة مكتبيه يعتمد على التخطيط: تعتمد عملية التخطيط على المدراء الأكفاء في المؤسسات والشركات والذين يسعون في تنفيذ الخطط الموضوعة من أجل تحقيق الأهداف ، فمن الضروري وضع خطة والسير على خطاها من أجل تحقيق أهداف الشركة أو المؤسسة والرفع من مكانتها، كما هو ضروري  متابعة الخطة بعدما تم وضعها  ومعرفة المجريات التي تحدث بالخطة.
  • التنظيم: يحتاج إدارة المكتب إلى الكثير من التنظيم لسير العمليات المهنية بصورة منتظمة والإلمام بكافة التفاصيل ، فهنا التنظيم لا يتعلق فقط بالمواعيد وتنظيم الاجتماعات والاقامة لرجال الأعمال، بل يتعلق بتنظيم العمل بشكل عام، وهل مهام الموظفين تتم على أكمل وجه ام لا وما هي أسباب ذلك.
  • التوظيف: إدارة المكاتب هي من تقابل الموظفين المقبلين على العمل أو من تم ترشيحهم للعمل في وظائف .
  • التدريب وبناء الكفاءات: من الضروري للغاية في هذا العمل التطوير والتدريب ليس فقط في إدارة المكاتب بل معرفة التدريبات التي يحتاجها الموظفين والعمل على توفير هذه التدريبات لهم لضمان الارتقاء بالشركة.
  • التحفيز الإيجابي: في إدارة المكتب يجب أن يكون الأشخاص الذين يعملون في الإدارة يحفزون العاملين ويلهمونهم ويكونوا مصدر دعم إيجابي لهم.

ما هي سمات العاملين في تخصص الإدراة المكتبية؟

  • يجب أن يتمتع الأشخاص العاملين في هذا التخصص بالثقة بالنفس فهي من أهم السمات في هذا العمل.
  • يحتاجون إلى مهارات القيادة من أجل الإدارة والقدرة  على التعامل مع الموظفين والإشراف على عملهم.
  • تحمل المسئولية من السمات الهامة والتي يجب أن تتواجد لدى الشخص الذي يعمل في أي إدارة مكتبيه.
  • القدرة على التنظيم ووضع الخطط ومتابعتها والإشراف عليها أيضًا إلى أن تنجح وتنجح أهداف الخطط.
  • في الإدارة المكتبية يجب في أن يكون الشخص إيجابي ويشجع من حوله ويحمسهم للغاية.
  • الاجتهاد والمثابرة يجب أن يتوفروا في الشخص الذي يعمل في أي إدارة مكتبية فعليه أن يجتهد ويجعل من حولهم يجتهدون أيضًا فهو خير مثال لهم.
  • تطوير الذات باستمرار من خلال الدورات التدريبية او تعلم مهارة جديدة.
  • يجب أن يكون لديه مهارات تواصل جيدة للغاية حتى يعرف كيف يمكنه أن يتعامل مع الناس من العملاء والموظفين.


تعليقات
ليست هناك تعليقات
إرسال تعليق



    وضع القراءة :
    حجم الخط
    +
    16
    -
    تباعد السطور
    +
    2
    -